¿Qué es la gestión de empresas clientes?
El módulo de Empresas Clientes es el centro de control donde registras y administras todas las empresas que contratan tus servicios de transporte. Aquí puedes crear nuevas empresas, actualizar su información, verificar su estado activo y eliminar registros que ya no necesites. Esta gestión es fundamental para mantener organizada tu cartera de clientes y garantizar que cada empresa tenga acceso a los servicios que contrataron en Tucán TMS.
Información que gestiona
En la tabla de empresas clientes encontrarás las siguientes columnas:
- Nombre: El nombre comercial de la empresa cliente registrada en el sistema
- NIT: El Número de Identificación Tributaria de la empresa, requisito obligatorio para operaciones comerciales en Colombia
- DV: El dígito de verificación del NIT, que valida la correcta identificación tributaria
- Activo: Indica si la empresa cliente está habilitada para usar los servicios de transporte en la plataforma
- Acciones: Botones para editar o eliminar registros de empresas
Operaciones disponibles
Desde la pantalla de gestión de empresas clientes puedes realizar estas operaciones:
- Crear: Haz clic en el botón "Crear" para registrar una nueva empresa cliente en el sistema
- Editar: Selecciona una empresa y pulsa el icono de edición para modificar su nombre, NIT, dígito de verificación o estado activo
- Eliminar: Usa el icono de basura para remover una empresa cliente del registro (asegúrate de que no tenga operaciones activas)
- Actualizar: Haz clic en el botón "Actualizar" para refrescar la lista y ver cambios recientes
- Navegar: Usa los botones "Anterior" y "Siguiente" para desplazarte entre páginas si tienes muchas empresas registradas
- Renovar suscripción: Si tu plan está próximo a vencer, puedes renovar el acceso directamente desde esta pantalla
Paso a paso para registrar una nueva empresa cliente
1. Accede al módulo de empresas
Desde el menú principal de Gestión Corporativa, selecciona la opción Empresas para abrir la lista de clientes registrados.
2. Crea una nueva empresa
Haz clic en el botón Crear ubicado en la parte superior de la pantalla. Se abrirá un formulario donde debes ingresar los datos de la empresa cliente.
3. Completa la información obligatoria
Rellena los siguientes campos:
- Nombre de la empresa: Ingresa el nombre comercial o razón social
- NIT: Escribe el número de identificación tributaria sin guiones
- Dígito de verificación: Proporciona el DV correspondiente al NIT
- Estado activo: Marca la casilla si la empresa debe tener acceso inmediato a los servicios
4. Guarda el registro
Una vez completes todos los campos, pulsa el botón guardar. La empresa aparecerá automáticamente en tu lista de clientes y podrá comenzar a solicitar servicios de transporte.
5. Edita si es necesario
Si necesitas cambiar datos posteriormente, selecciona la empresa en la tabla y haz clic en el icono de edición. Actualiza la información y guarda los cambios.
Consejos prácticos
- Valida el NIT antes de registrar: Asegúrate de ingresar correctamente el NIT y su dígito de verificación. Un error aquí puede causar problemas en contratos y facturación. En Colombia, puedes verificar el NIT en la base de datos de la DIAN.
- Activa solo empresas confirmadas: No marques como "Activo" una empresa hasta que hayas confirmado su intención de contratar servicios y completado los acuerdos comerciales. Esto evita que recibas solicitudes de transporte de empresas que aún no están listas.
- Realiza auditoría periódica: Revisa regularmente tu lista de empresas clientes para eliminar registros duplicados o empresas inactivas que ya no colaboran contigo. Esto mantiene tu base de datos limpia y mejora el rendimiento del sistema.
- Usa la búsqueda inteligente: Si tienes muchas empresas, aprovecha la función de búsqueda para encontrar rápidamente un cliente específico por nombre o NIT, en lugar de navegar página por página.