¿Qué es la Gestión de Coordinaciones?
Las coordinaciones son unidades organizacionales dentro de tu empresa que te permiten estructurar y delegar responsabilidades en la gestión del transporte. Cada coordinación actúa como un centro de operaciones independiente, facilitando la administración de múltiples equipos, rutas o zonas geográficas. En Tucán TMS, esta funcionalidad te ayuda a mantener control centralizado mientras distribuyes la operación entre diferentes coordinadores.
Información que gestiona
La tabla de coordinaciones en Tucán TMS organiza la información en columnas clave que te permiten identificar y administrar cada coordinación:
- Nombre: Identificación de la coordinación (ejemplo: Coordinación Norte, Coordinación Sur)
- Empresa: La empresa corporativa a la que pertenece la coordinación
- Código: Código único asignado a cada coordinación para referencia rápida (ejemplo: CN-001)
- Acciones: Botones para modificar o eliminar coordinaciones existentes
Operaciones disponibles
Tucán TMS te proporciona varias acciones para gestionar tus coordinaciones de forma eficiente:
- Crear: Haz clic en el botón "Crear" para establecer una nueva coordinación en tu empresa
- Editar: Selecciona el icono de edición en la columna Acciones para modificar datos de una coordinación existente
- Eliminar: Usa el icono de papelera para remover una coordinación que ya no necesites
- Actualizar: El botón "Actualizar" refresca la lista de coordinaciones con la información más reciente
- Navegar: Los botones "Anterior" y "Siguiente" te permiten moverte entre páginas si tienes muchas coordinaciones
Paso a paso para crear una coordinación
Paso 1: Ingresa al módulo de Gestión Corporativa y selecciona la opción "Coordinación" en el menú lateral.
Paso 2: Haz clic en el botón "Crear" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 3: Completa los campos obligatorios en el formulario:
- Nombre de la coordinación (ejemplo: Coordinación Centro)
- Selecciona la empresa corporativa asociada
- Ingresa un código único y fácil de recordar
Paso 4: Guarda los cambios haciendo clic en "Guardar" o "Crear" según corresponda.
Paso 5: La nueva coordinación aparecerá inmediatamente en tu lista de coordinaciones.
Paso a paso para editar una coordinación
Paso 1: Accede a la lista de coordinaciones desde Gestión Corporativa > Coordinación.
Paso 2: Localiza la coordinación que deseas modificar en la tabla.
Paso 3: Haz clic en el icono de edición (lápiz) en la columna Acciones.
Paso 4: Realiza los cambios necesarios en los campos del formulario.
Paso 5: Guarda los cambios haciendo clic en el botón correspondiente.
Paso a paso para eliminar una coordinación
Paso 1: Ve a la sección de Coordinaciones en Gestión Corporativa.
Paso 2: Identifica la coordinación que deseas eliminar.
Paso 3: Haz clic en el icono de eliminar (papelera) en la columna Acciones.
Paso 4: Confirma la eliminación cuando el sistema te solicite.
Nota: Asegúrate de que la coordinación no tenga operaciones activas antes de eliminarla.
Consejos prácticos
- Organiza por zonas geográficas: Diseña tus coordinaciones siguiendo la distribución territorial de tu operación. Por ejemplo, si operas en Bogotá, Medellín y Cali, crea una coordinación para cada ciudad. Esto facilita la delegación de responsabilidades y acelera la toma de decisiones a nivel local.
- Usa códigos significativos: Crea códigos que sean fáciles de recordar y que reflejen la ubicación o función de la coordinación. Por ejemplo, "CN-001" para Coordinación Norte, "CS-002" para Coordinación Sur. Esto mejora la eficiencia al buscar y referenciar coordinaciones en reportes y operaciones.
- Revisa regularmente tu estructura: Cada trimestre, evalúa si tus coordinaciones siguen siendo funcionales para tu modelo de negocio. Si tu operación creció, es posible que necesites crear nuevas coordinaciones. Si algunos servicios se redujeron, considera fusionar coordinaciones para optimizar recursos.
- Mantén coordinadores asignados: Cada coordinación debe tener un responsable claro. En la sección de Perfil, asigna usuarios específicos a cada coordinación para garantizar que siempre haya alguien a cargo de las operaciones diarias.
- Monitorea el estado de tu suscripción: Si ves el mensaje "Quedan 7 días o menos", no olvides renovar tu suscripción para mantener el acceso ininterrumpido a tus coordinaciones y operaciones.