¿Qué es la Gestión de Conductores?
La sección de Conductores te permite administrar de forma centralizada toda la información de tu equipo de transporte. Aquí puedes registrar nuevos conductores, actualizar sus datos personales, gestionar sus documentos de habilitación (como el FUEC) y realizar un seguimiento de su estado en la plataforma. Esta es la base para garantizar que tu flota cuente con personal debidamente documentado y disponible para las operaciones diarias.
Información que gestiona
En la tabla de conductores encuentras las siguientes columnas con información clave:
- Documento: Número de cédula o documento de identidad del conductor
- Nombre: Nombre completo del conductor registrado en el sistema
- Teléfono: Número de contacto para comunicarte con el conductor
- Tipo: Clasificación del conductor (por ejemplo, independiente, empleado, etc.)
- Correo electrónico: Email del conductor para notificaciones y comunicaciones
- Empresa: Empresa o cooperativa a la que está afiliado el conductor
- Fecha de creación: Fecha en que se registró el conductor en el sistema
- Estado: Situación actual del conductor (activo, inactivo, suspendido, etc.)
- FUEC: Estado del Formato Único de Entrada de Colombianos, documento obligatorio para conductores de pasajeros
Operaciones disponibles
Desde esta pantalla puedes realizar las siguientes acciones:
- Agregar nuevo conductor: Haz clic en el botón "Nuevo conductor" para registrar un miembro más en tu flota
- Buscar: Utiliza el campo de búsqueda para localizar rápidamente un conductor específico por nombre, documento o empresa
- Actualizar información: Selecciona un conductor para editar sus datos, contacto o documentos vigentes
- Ver perfil: Accede al perfil completo del conductor para revisar toda su información detallada
- Recargar datos: Usa el botón de actualización para obtener la información más reciente de la base de datos
- Renovar suscripción: Si tu suscripción está próxima a vencer, puedes renovarla desde esta pantalla
- Navegar: Utiliza los botones de anterior y siguiente para desplazarte entre páginas de conductores
Paso a paso para registrar un conductor
Paso 1: Acceder a Conductores
Desde el menú principal, ve a "Configuración de Flota" y selecciona "Conductores". Verás la lista de todos tus conductores registrados.
Paso 2: Crear nuevo registro
Haz clic en el botón "Nuevo conductor" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 3: Completar información básica
Rellena los campos obligatorios: documento de identidad, nombre completo, teléfono de contacto y correo electrónico. Selecciona también el tipo de conductor y la empresa a la que pertenece.
Paso 4: Cargar documentos
Sube el FUEC (obligatorio para transporte de pasajeros), licencia de conducción vigente y cualquier otro documento requerido según tu operación.
Paso 5: Establecer estado
Define el estado inicial del conductor como activo para que pueda participar inmediatamente en operaciones.
Paso 6: Guardar cambios
Confirma el registro y el conductor quedará disponible en tu sistema para ser asignado a rutas y servicios.
Consejos prácticos
- Mantén documentos al día: Realiza revisiones periódicas del vencimiento del FUEC y la licencia de conducción. Tucán te notificará cuando falten 7 días o menos para el vencimiento, así que aprovecha estos recordatorios para renovar documentos a tiempo y evitar inconvenientes operacionales.
- Organiza por empresa: Si trabajas con múltiples cooperativas o empresas de conductores, utiliza el filtro de empresa para ver solo los conductores de una empresa específica. Esto facilita la gestión cuando tienes operaciones con diferentes asociados.
- Revisa el estado regularmente: Mantén actualizado el estado de cada conductor. Si un conductor no está disponible temporalmente, marca su estado como inactivo para que no sea asignado a nuevos viajes mientras está en esa situación.
- Usa la búsqueda eficientemente: En lugar de navegar página por página, utiliza el buscador para encontrar conductores rápidamente por documento, nombre o número de teléfono. Esto ahorra tiempo especialmente cuando trabajas con muchos conductores.
- Configura permisos de acceso: Desde la sección de Roles y Usuarios en Seguridad, define quién en tu empresa puede ver, editar o crear nuevos registros de conductores. Esto garantiza que solo personal autorizado maneje esta información sensible.
Integración con otras funciones
La gestión de conductores se conecta directamente con otras áreas de Tucán TMS:
- Asignación de viajes: Los conductores registrados aquí aparecerán disponibles en el módulo de Solicitudes para asignarles nuevas operaciones
- Gateway de pagos: Configura cómo pagarás a cada conductor y vincula sus datos bancarios en la sección de Pasarela de Pagos
- Control de documentos: La información del FUEC y otros documentos se usa para auditoría y cumplimiento normativo
- Reportes y Trazabilidad: Genera reportes sobre desempeño, viajes completados y métricas de cada conductor