¿Qué es la gestión de solicitudes?
Las solicitudes son los requerimientos de transporte que generan tus clientes o usuarios para mover pasajeros o encomiendas. En Tucán TMS, administras todas tus solicitudes en un único lugar, asignando vehículos, monitoreando el estado de cada una y documentando todo el proceso. Esto te permite optimizar tus rutas, reducir tiempos de espera y garantizar que cada servicio se cumpla a tiempo.
Información que gestiona
En la pantalla de Solicitudes puedes visualizar información clave de cada requerimiento:
- Consecutivo: Número único que identifica cada solicitud en el sistema
- Estado: Muestra si la solicitud está Pendiente, Autorizada, En tránsito o Completada
- Solicitante: Nombre de la empresa o usuario que requiere el servicio
- Hora de salida: Fecha y hora programada para el inicio del transporte
- Vehículos asignados: Placa del vehículo o vehículos designados para la solicitud
- Código de recurrencia: Identifica si la solicitud es puntual o recurrente
- Frecuencia: Indica con qué periodicidad se repite el servicio (diaria, semanal, etc.)
- Origen - Destino: Ruta que debe cubrir el vehículo
- Excepciones: Fechas o condiciones especiales que afectan la solicitud
- Cancelado por: Usuario que canceló la solicitud, si aplica
- Fecha de cancelación: Cuándo se canceló el servicio
- Comentarios: Notas adicionales sobre la solicitud
Operaciones disponibles
Desde la pantalla de Solicitudes puedes realizar las siguientes acciones:
- Nueva solicitud: Haz clic en el botón "Nueva solicitud" para crear un nuevo requerimiento de transporte
- Ver detalles: Usa el icono de ojo para visualizar toda la información de la solicitud
- Mensajes: Accede al chat o foro asociado a la solicitud para comunicarte con el equipo
- Más acciones: El menú vertical te permite editar, cancelar o eliminar la solicitud
- Actualizar: Recarga la lista para ver cambios en tiempo real
- Filtrar: Busca solicitudes por estado, fecha de salida o solicitante
Paso a paso: Crear una solicitud
1. Accede al módulo Solicitudes
En el menú lateral de Tucán TMS, selecciona Gestión de Transporte y luego Solicitudes.
2. Inicia una nueva solicitud
Haz clic en el botón "Nueva solicitud" ubicado en la parte superior de la pantalla.
3. Completa los datos básicos
Ingresa la información fundamental:
- Selecciona el solicitante (empresa o usuario que requiere el servicio)
- Establece la fecha y hora de salida
- Especifica el origen y destino de la ruta
- Define si es una solicitud única o recurrente
4. Asigna vehículos
Elige los vehículos disponibles que cubrirán la solicitud. Puedes asignar un solo vehículo o múltiples según la capacidad requerida.
5. Configura excepciones (si aplica)
Si la solicitud es recurrente, define las excepciones o fechas especiales donde no aplique.
6. Guarda y autoriza
Haz clic en "Guardar". El sistema establecerá el estado como "Pendiente" hasta que autorices la solicitud.
Gestión de solicitudes recurrentes
Las solicitudes recurrentes son servicios que se repiten en intervalos regulares. En la sección "Solicitudes recurrentes" puedes:
- Crear servicios que se repitan diariamente, semanalmente o mensualmente
- Definir excepciones para días festivos o cambios especiales
- Ver el historial de todas las instancias generadas
- Modificar la configuración sin afectar solicitudes ya procesadas
Servicios compartidos
Si trabajas con servicios compartidos, puedes colaborar con otras empresas en una misma solicitud. Esto es útil cuando múltiples clientes comparten ruta y vehículo, optimizando costos y espacios.
Consejos prácticos
Consejo 1: Usa filtros para encontrar solicitudes rápidamente
No busques manualmente en la lista completa. Aprovecha las opciones de búsqueda y filtro por estado, fecha o solicitante. Así localizarás cualquier solicitud en segundos y podrás actuar más rápidamente ante cambios o consultas.
Consejo 2: Revisa regularmente el estado de tus solicitudes
Mantén actualizado el estado de cada solicitud. Usa el botón "Actualizar" para sincronizar cambios en tiempo real, especialmente cuando hay novedades en la ruta o cancelaciones de último minuto.
Consejo 3: Documenta excepciones en solicitudes recurrentes
Si tienes un servicio que se repite pero con cambios ocasionales, registra las excepciones en el sistema. Así evitas confusiones y garantizas que cada instancia se ejecute correctamente, sin afectar la programación general.
Consejo 4: Aprovecha los comentarios para comunicación interna
Usa el campo de comentarios y el foro de mensajes para dejar notas sobre cambios, restricciones especiales o instrucciones importantes. Esto facilita la coordinación del equipo y reduce malentendidos.