¿Qué son los Roles en Tucán TMS?
Los roles son perfiles de usuario que te permiten asignar permisos y niveles de acceso diferenciados en Tucán TMS. Cada rol define qué módulos, funciones y datos puede ver y manipular cada integrante de tu equipo de transporte. De esta manera, proteges la información sensible de tu empresa y garantizas que cada colaborador tenga acceso únicamente a las herramientas que necesita para desempeñar su trabajo.
Información que gestiona
Cuando accedes al módulo de Roles, puedes visualizar y controlar la siguiente información:
- Nombre: La identificación del rol (por ejemplo, Administrador, Operador, Conductor)
- Descripción: Una explicación clara del propósito y funciones del rol
- Visible para: Define si el rol es accesible para todas las empresas o solo para empresas seleccionadas
- Activo Global: Indica si el rol está habilitado a nivel general en tu sistema
- Activo Empresa: Muestra si el rol está activo específicamente en la empresa que has seleccionado
- Privilegios: Acceso rápido para consultar todos los permisos asignados al rol
- Acciones: Opciones para editar, eliminar o gestionar el rol
Operaciones disponibles
Desde la pantalla de Roles, tienes a tu disposición las siguientes acciones:
- Crear nuevo rol: Haz clic en el botón "Nuevo rol" para diseñar un perfil personalizado adaptado a las necesidades de tu equipo
- Editar rol: Selecciona el ícono de edición para modificar nombre, descripción y privilegios de un rol existente
- Eliminar rol: Usa el ícono de papelera para remover un rol que ya no necesitas
- Ver privilegios: Abre la carpeta para visualizar todos los permisos asignados al rol
- Actualizar lista: Refresca la información con los cambios más recientes
- Seleccionar empresa: Elige la empresa para activar o desactivar roles según corresponda
Paso a paso: Creación de un rol
Paso 1: En la sección Seguridad, selecciona "Roles" del menú principal.
Paso 2: Haz clic en el botón "Nuevo rol" ubicado en la parte superior derecha.
Paso 3: Completa el campo "Nombre" con la identificación del nuevo rol (por ejemplo, "Coordinador de Rutas").
Paso 4: En el campo "Descripción", escribe una explicación clara de las funciones y responsabilidades del rol.
Paso 5: Define si será "Visible para todas las empresas" o solo para empresas seleccionadas.
Paso 6: Accede a la sección "Privilegios" para asignar permisos específicos. Aquí podrás habilitar o deshabilitar acceso a módulos como:
- Gestión de Perfil y Pasarela de Pago
- Gestión Corporativa (Empresas, Coordinación, Centros de Costo)
- Configuración de Flota (Vehículos, Conductores)
- Configuración Operativa (Tipos de vehículos, Tarifas, Peajes)
- Gestión de Transporte (Solicitudes, FUEC, Calendario)
- Inspecciones Preoperacionales
- Torre de Control y Reportes
- Gestión Financiera
Paso 7: Guarda los cambios haciendo clic en "Guardar".
Paso 8: Para activar el rol en una empresa específica, selecciona la empresa del desplegable superior, marca la opción "Activo Empresa" y confirma.
Paso a paso: Edición y activación de roles
Paso 1: Desde la lista de roles, selecciona el rol que deseas modificar.
Paso 2: Haz clic en el ícono de edición (lápiz) en la columna "Acciones".
Paso 3: Realiza los cambios necesarios en nombre, descripción o privilegios.
Paso 4: Para activar o desactivar el rol en tu empresa, utiliza los toggles "Activo Global" y "Activo Empresa" según tus requerimientos.
Paso 5: Guarda los cambios.
Consejos prácticos
- Diseña roles específicos para cada función: No uses roles genéricos. Crea perfiles como "Operador de Despacho", "Supervisor de Ruta" o "Gestor Financiero" para que cada usuario tenga exactamente los permisos que necesita. Esto mejora la seguridad y facilita la auditoría de operaciones.
- Revisa regularmente los privilegios asignados: Cada trimestre, verifica que los roles sigan siendo apropiados para tu estructura organizativa. Cuando un colaborador cambia de puesto, asigna un nuevo rol en lugar de modificar el existente, así mantienes un registro claro de permisos históricos.
- Aprovecha la visibilidad por empresa: Si administras múltiples empresas de transporte, usa la opción "Visible para empresas seleccionadas" para mantener separados los permisos entre líneas operativas y evitar confusiones.
- Documenta el propósito de cada rol: Usa el campo de descripción para explicar por qué existe ese rol. Esto es especialmente útil cuando nuevos administradores se integran a tu equipo.
- Minimiza roles administrativos: Limita la cantidad de usuarios con rol "Administrador" a solo quienes realmente lo necesitan. Esto reduce riesgos de cambios no autorizados en la configuración del sistema.