¿Qué es la Gestión de Usuarios?
La gestión de usuarios es el módulo de seguridad donde administras quiénes pueden acceder a Tucán TMS y qué permisos tiene cada persona. Aquí registras a los miembros de tu equipo de transporte, les asignas roles específicos y controlás el acceso a las diferentes funcionalidades del sistema. Esto garantiza que cada colaborador tenga solo las herramientas que necesita para su trabajo.
Información que gestiona
En la tabla de usuarios encontrarás las siguientes columnas:
- Documento: El tipo y número de identificación del usuario (CC, CE, NIT, PP)
- Nombre: Nombre completo del colaborador registrado
- Rol: El perfil de permisos asignado al usuario (Administrador, Operador, Conductor, etc.)
- Empresa: La empresa dentro de tu estructura a la que pertenece el usuario
- Coordinación: El área o coordinación específica donde trabaja
- Correo: El email de contacto del usuario
- Activo: El estado del usuario (activo o inactivo en el sistema)
- Acciones: Las operaciones que puedes realizar sobre el usuario
Operaciones disponibles
Desde la pantalla de usuarios puedes realizar las siguientes acciones:
- Agregar usuario: Haz clic en el botón "Nuevo usuario" para registrar una persona en el sistema
- Carga masiva: Usa "Carga masiva" para importar múltiples usuarios a la vez mediante un archivo
- Editar: Selecciona el icono de edición para modificar los datos de un usuario existente
- Reiniciar contraseña: Usa "Reiniciar contraseña" cuando un usuario olvida su clave de acceso
- Renovar: Renueva el acceso de un usuario cuya suscripción está próxima a vencer
- Filtrar: Busca usuarios por rol o por empresa para encontrarlos rápidamente
- Refrescar: Actualiza la lista de usuarios para ver los cambios más recientes
Paso a paso para crear un nuevo usuario
1. Acceder a la sección de usuarios
En el menú principal, ve a SEGURIDAD y selecciona Usuarios.
2. Hacer clic en "Nuevo usuario"
Haz clic en el botón verde "Nuevo usuario" ubicado en la parte superior de la tabla.
3. Completar los datos del usuario
Rellena los campos solicitados:
- Tipo y número de documento
- Nombre completo
- Correo electrónico corporativo
- Empresa y coordinación asignada
- Selecciona el rol específico que tendrá el usuario
4. Asignar el rol
El rol determina qué módulos y funcionalidades puede usar el usuario. Por ejemplo, un conductor necesita acceso a preoperacionales y entregas, mientras que un administrador necesita acceso completo.
5. Guardar y confirmar
Haz clic en "Guardar" y el sistema enviará un correo de bienvenida al nuevo usuario con sus credenciales de acceso.
Paso a paso para editar un usuario existente
1. Localizar el usuario
Busca el usuario en la tabla usando el buscador o los filtros por rol y empresa.
2. Haz clic en el botón editar
En la columna de acciones, selecciona el icono de edición (lápiz) del usuario que deseas modificar.
3. Realizar cambios
Puedes actualizar el correo, cambiar su coordinación, modificar el rol o desactivar su acceso.
4. Guardar cambios
Haz clic en "Guardar" para aplicar las modificaciones inmediatamente.
Consejos prácticos
- Mantén roles actualizado: Revisa regularmente los roles asignados a cada usuario. Cuando alguien cambia de posición en tu empresa, actualiza su rol en Tucán para evitar que tenga acceso innecesario a información confidencial.
- Desactiva en lugar de eliminar: Cuando un colaborador se va de la empresa, no lo elimines del sistema. Usa la opción de desactivar para mantener un historial de quién realizó qué operaciones y cuándo. Esto es importante para auditoría.
- Usa la carga masiva: Si necesitas agregar muchos usuarios a la vez (por ejemplo, al comenzar a usar Tucán), ahorra tiempo usando la función "Carga masiva" en lugar de crearlos uno por uno.
- Coordina con tu equipo de TI: Establece una política clara de contraseñas y permisos. Cada usuario debe tener un rol específico que refleje exactamente sus responsabilidades operativas.
- Monitorea la actividad: Revisa periódicamente quién está activo en el sistema. Si ves usuarios que no tienen actividad hace meses, considera desactivarlos para mejorar la seguridad.