¿Qué es el módulo Vehículos?
El módulo Vehículos es tu centro de control para administrar toda la flota de transporte de tu empresa. Aquí registras cada unidad, defines sus características, estableces si es propia o contratada, y monitorizas su estado operativo. Esta información es fundamental para planificar rutas, asignar viajes y mantener un control financiero preciso de tus operaciones.
Información que gestiona
En el listado de vehículos encontrarás las siguientes columnas:
- Placa: Identificación única del vehículo (ejemplo: ABC123)
- Tipo: Categoría del vehículo como sedán, camión, bus o buseta
- Clase: Clasificación técnica según capacidad (Automóvil, C2, B2, etc.)
- Marca: Fabricante del vehículo (Toyota, Mercedes, Scania, etc.)
- Modelo: Designación específica del modelo
- Vehículo propio: Indica si la unidad es de tu propiedad o está contratada
- Placa de inventario: Código interno de tu empresa para seguimiento contable
- Empresa: Compañía a la que está asignado el vehículo
- Estado: Condición actual (activo, inactivo, mantenimiento, etc.)
Operaciones disponibles
En el módulo Vehículos puedes realizar las siguientes acciones:
- Agregar nuevo vehículo: Haz clic en el botón "Agregar vehículo" para registrar una nueva unidad en tu flota
- Ver detalles: Selecciona un vehículo de la lista para visualizar información completa y hacer cambios
- Editar información: Accede al perfil del vehículo para actualizar datos técnicos, de propiedad o asignación
- Actualizar listado: Usa el botón de actualización para ver los cambios más recientes sin recargar la página
- Navegar en la lista: Utiliza los botones anterior y siguiente para moverte entre páginas de vehículos
- Más opciones: Haz clic en los tres puntos para acceder a acciones específicas como eliminar o archivar
Paso a paso para registrar un vehículo
Paso 1: Desde el menú lateral, ve a "Configuración de Flota" y selecciona "Vehículos"
Paso 2: Haz clic en el botón "Agregar vehículo" ubicado en la parte superior derecha
Paso 3: Completa el formulario con los siguientes datos obligatorios:
- Placa del vehículo
- Tipo de vehículo
- Clase según normativa colombiana
- Marca y modelo
- Indica si es vehículo propio o contratado
Paso 4: Agrega la placa de inventario para tu control interno (opcional pero recomendado)
Paso 5: Asigna el vehículo a una empresa o centro de costos
Paso 6: Define el estado inicial del vehículo
Paso 7: Guarda la información haciendo clic en "Guardar"
Consejos prácticos
- Organiza por placa de inventario: Usa códigos claros y consistentes en la placa de inventario para facilitar búsquedas rápidas y conciliaciones con tu contabilidad. Por ejemplo: TPS-001, TPS-002 para transportes propios o TCC-001 para transportes contratados
- Actualiza estados regularmente: Mantén el estado del vehículo actualizado según su disponibilidad. Si una unidad entra en mantenimiento preventivo, cámbialo a ese estado para evitar que se asigne a nuevas rutas y asegurar que solo vehículos operativos estén disponibles
- Diferencia vehículos propios de contratados: Marcar correctamente si un vehículo es propio o contratado te ayuda a segregar costos y generar reportes financieros precisos por tipo de flota
- Asigna a la empresa correcta: Si manejas múltiples empresas o centros de costos, asigna cada vehículo al responsable correcto para un control contable y operativo adecuado