¿Qué es el módulo Contratos?
El módulo Contratos es tu herramienta centralizada para gestionar todos los acuerdos comerciales de tu empresa de transporte. Desde aquí puedes crear nuevos contratos, monitorear su vigencia, renovarlos cuando estén próximos a vencer y mantener un registro histórico completo de tus relaciones comerciales. Este módulo te ayuda a tener control total sobre los términos, fechas de vencimiento y estado de cada acuerdo que respalda tus operaciones de transporte.
Información que gestiona
En la tabla de contratos encontrarás las siguientes columnas que te permiten visualizar datos clave:
- Código: Código único asignado a cada contrato para identificarlo rápidamente
- Empresa: Nombre de la empresa asociada al contrato (cliente o proveedor)
- Componente: Tipo de componente o servicio cubierto por el contrato (vehículos, conductores, servicios especiales)
- Vigencia: Fecha de vencimiento del contrato, esencial para planificar renovaciones
- Fecha de creación: Fecha en que se creó el contrato en el sistema
- Estado: Estado actual del contrato (activo, vencido, en revisión, pendiente)
Operaciones disponibles
Realiza las siguientes acciones para administrar tus contratos de forma eficiente:
- Crear Contrato: Haz clic en este botón para crear un nuevo contrato desde cero. Deberás ingresar información como empresa asociada, componentes cubiertos, fechas de vigencia y términos específicos
- Exportar Excel: Descarga todos tus contratos en un archivo Excel para análisis, respaldos o compartir con tu equipo administrativo
- Renovar: Cuando un contrato esté próximo a vencer, usa este botón para renovarlo automáticamente sin perder el historial anterior
- Refrescar: Actualiza la lista de contratos para ver los cambios más recientes sin necesidad de recargar la página
- Anterior / Siguiente: Navega entre páginas si tienes muchos contratos registrados
- Búsqueda avanzada: Usa el campo de búsqueda para localizar contratos por código, empresa o componente
Paso a paso para crear un contrato
Creación de nuevo contrato
- Dirígete al módulo Contratos en la sección Financiero del menú lateral
- Haz clic en el botón Crear Contrato
- Completa los campos requeridos: código del contrato, empresa asociada y tipo de componente
- Establece la fecha de inicio de vigencia y la fecha de vencimiento
- Añade los términos específicos del contrato si es necesario
- Guarda el contrato haciendo clic en el botón correspondiente
- El sistema asignará automáticamente el estado Activo si las fechas son válidas
Renovación de contratos
- Localiza el contrato que deseas renovar en la lista
- Observa la columna Vigencia para identificar contratos que vencen pronto
- Haz clic en el botón Renovar en la fila del contrato
- El sistema te permitirá extender la fecha de vencimiento
- Confirma los nuevos términos y guarda los cambios
Consejos prácticos
- Monitorea vencimientos: Revisa regularmente la columna Vigencia para identificar contratos que vencen en los próximos 7 días o menos. El sistema te mostrará una advertencia indicando cuántos días quedan. Renueva con anticipación para evitar interrupciones en tus servicios de transporte
- Organiza por componentes: Agrupa tus contratos por tipo de componente (vehículos, conductores, servicios) para una mejor gestión. Esto facilita auditorías y revisiones de términos específicos para cada tipo de acuerdo
- Usa exportación para reportes: Descarga regularmente tus contratos en Excel para generar reportes ejecutivos, compartir con tu área legal y mantener respaldos de seguridad en tu sistema local
- Mantén histórico completo: No elimines contratos vencidos. El sistema los conserva para auditoría y referencia histórica, lo cual es fundamental para justificar acuerdos pasados ante auditorías internas o externas